Kommunikation in SAP Change Management Projekten

ThomasJenewein · ‎10-23-2023

In dieser Kaffee-Ecke gaben die Senior Change Management Berater Chiara Schwenk und José Rodríguez-Gamero von EVIDEN einen Impuls zu Kommunikation im Change Management.

Effektive Kommunikation im Change Management ermöglicht es, den Zweck und die Auswirkungen der Veränderungen zu verstehen, Ängste zu reduzieren und die Motivation sowie das Commitment zu stärken. Chiara und José stellten Kommunikation in Change Projekte angelehnt an die Phasen des ADKAR-Modells vor, zeigten wie das in der Praxis in einem Kommunikations-Plan aussieht. Sie zeigten wie man Kommunikation mit Hilfe von Geschichten lebendiger gestalten kann und wie sich solche Geschichten entwickeln können.

Zum Check-In fragten wir nach der Bedeutung des Wortes „Programm“. Die Antwort zeigte, wie wichtig Klarheit und Kontext bei jeder Kommunikation sind.

Die Folien mit dem Input von Chiara & Jose findet Ihr hier auf LinkedIn. Anbei eine kurze Zusammenfassung:

Kommunikation in SAP Projekten aus Change Management Sicht

Ziele der Kommunikation sind Klarheit & Akzeptanz schaffen, Feedback sammeln, Transparenz sicherstellen, an Stakeholder ausrichten.

Der Kommunikationsplan richtet sich an den Stakeholdern und ihren Bedürfnissen aus. Die Change Impact Analyse hilft dabei, zu sehen wer wie betroffen wird und wo mehr oder weniger kommuniziert werden sollte.

Vision und Zielbild kann in einem Workshop mit den Führungskräften das allgemeine Warum definieren. Die Kommunikation sollte dann vom Ziel / von der Vision her anfangen, was in 2-3 Jahren genau passiert, ist zu dem Zeitpunkt ja noch unklar. Zuerst der grobe Change Impact, teilweise kann man das in der Explore Phase andeuten.

Dabei ist natürlich auch bei der Kommunikation ein Monitoring wichtig, um zu klären ob wir alle erreichen und die Kanäle & Formate wie geplant ankommen. Alles läuft iterativ und wird fortlaufend weiter fortgeführt.

Beispiele und Formate wurden dann gezeigt, angelehnt an die ADKAR Phasen Bewusstsein, Verständnis, Akzeptanz und Engagement.

Erfolgsfaktoren von Kommunikation im Change Management

Weniger ist mehr
Kenne deine Zielgruppe
Verwende eine für alle verständliche Sprache
Verwende visuelles Design um Inhaltsstrukturen abzubilden
Schließe die Wissenslücken
Fülle die Information mit Leben aus
Vermeide statische bzw. leblose Bilder
Übernehme die Verantwortung für die Kommunikation

Chiara stellte danach den Nutzen von Story Telling dar: Geschichten merkt man sich besser, sie können auch weiterentwickelt werden.

Diskussion

Es ist problematisch, wenn ein SAP Projekt nur als IT Projekt gesehen wird, der Faktor Mensch in Vergessenheit gerät und das Management nicht klar hinter dem Veränderungsvorhaben steht.
Die ADKAR Phasen sind verteilt je nach Rolle in den versch. Activate Phasen – sprich es ist nicht immer gleich pro Rolle.
Eine Herausforderung von SAP Projekten ist, die persönliche Betroffenheit von Nutzern erlebbar zu machen. Das geht nicht über Einweg-Kommunikation. Unter anderem, da SAP nicht zu Alltag gehört.
Eine Empfehlung: Zielgruppenorientierung kann man über Personas und Ihre Themen im beruflichen Alltag abbilden.
Hilfreich sind dabei auch Testsysteme zum Ausprobieren, damit die individuelle Betroffenheit reflektiert werden kann. Bis zu einem gewissen Grad können hier auch Simulationen im Hilfebereich helfen, vor allem da Test-Systeme Kosten verursachen.
Oft fängt die eigentliche Kommunikationsarbeit an, wenn etwas nicht so gut läuft.
Evtl. nicht sofort über jedes Hölzchen springen und auch mal Stille aushalten.
Was tut man bei wenig Ressourcen für Kommunikation? Eskalieren und diesen Konflikt dem Management gegenüber transparent zu machen kann hier helfen.
Tipp: Immer an den Leuten dranbleiben. Veränderungsnetzwerke helfen da sie mit Multiplikatoren arbeiten.
Aufwand für die Experten kann durch das Change Team reduziert werden, z.B. Freischaufeln von Ressourcen, klares Sponsoren Commitment bzgl. Zeit & Freistellung.

Die nächsten Termine findet Ihr hier auf der Eventseite der SAP Training und Change Kaffee-Ecke.

Gerne möchten wir Euch auch einladen, bei der Blogparade zu digital Adoption in unserer neuen SAP Community Gruppe mitzumachen. Anbei der Auftaktblog: Warum digital Adoption für SAP Projekte so wichtig ist, sowie die verschiedenen Beiträge bis jetzt.

Weitere Diskussion und Perspektiven auch gerne hier in den Kommentaren.