Einleitung
Hallo zusammen,
in diesem Artikel stelle ich Euch eine Automatisierung vor, welche wir (enmore consulting ag) für das Energieversorgungsunternehmen EVN im Rahmen eines Pilotprojektes umgesetzt haben.
Automatisiert wurde ein Stammdatenänderungsprozess im SAP ERP, der im Zuge von Bankenfusionen stattfindet. SAP Intelligent RPA interagiert innerhalb des Prozesses mit einem Textdokument, Microsoft Excel und mit SAP GUI eines IS-U Systems.
Der Artikel gliedert sich wie folgt:
1) Einführung in die Thematik der Bankenfusionen
2) Bankenfusionen – Prozessablauf innerhalb eines Energieversorgungsunternehmens
3) Technische Umsetzung der Automatisierung mittels SAP Intelligent RPA 2.0
4) Zusammenfassung und Fazit
5) Quellen
1) Einführung in die Thematik der Bankenfusionen
Als Bankenfusion wird die „Verschmelzung von zwei oder mehreren Kreditinstituten zu einem größeren Kreditinstitut“ verstanden (1). In Deutschland ist die Anzahl der Kreditinstitute in den letzten Jahren rückläufig. Während es im Jahr 2004 noch 2.401 Kreditinstitute gab, hat sich die Zahl bis zum Jahr 2019 um 684 auf 1.717 verringert (vgl. 2).
Durch die Fusion von Banken kann es zu einer Veränderung der internationalen Bankkontonummer (IBAN) von Endkunden kommen. Eine IBAN in Deutschland besteht aus dem Länderkennzeichen (DE), einer zweistelligen Prüfzahl, einer achtstelligen Bankleitzahl sowie einer zehnstelligen Kontonummer (vgl. 3).
Bild 1 – Beispielaufbau von deutschen und österreichischen IBANs (Eigene Darstellung in Anlehnung an 3 und 4)
In Bild 1 ist zu sehen, dass der logische Aufbau der IBANs über Ländergrenzen hinweg der gleiche ist, es jedoch zu Abweichungen in der Anzahl der Ziffern kommen kann, was unter Umständen beim Prozessdesign beachtet werden muss.
Durch Bankenfusionen kommt es zu einer Veränderung der Bankleitzahlen, denn sie dient der eindeutigen Identifizierung eines Kreditinstituts. Fusionieren beispielsweise zwei Banken, kann es dazu kommen, dass eine Partei die Bankleitzahl des Fusionspartners übernimmt (vgl. 5). Diese Veränderung der Bankleitzahl hat dann unweigerlich Einfluss auf bestehende IBANs. Für Endkunden bedeutet dies, dass sie ihre alte IBAN nur noch für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren nutzen können (vgl. 6).
Unternehmen, die in geschäftlicher Beziehung mit dem Endkunden stehen, müssen demnach über die Änderung der IBAN informiert werden, damit Forderungen weiter abgebucht, beziehungsweise Verbindlichkeiten weiter ausgezahlt werden können. Besonders im Zusammenhang mit der Energiewirtschaft spielt dies eine große Rolle, da die Energieversorgungsunternehmen in der Regel einen großen Kundenstamm aufweisen. Besonders auf der Seite der Strom- und Gaslieferanten werden Abschlagszahlungen und Jahresverbrauchsabrechnungen auf Basis eines SEPA-Mandates direkt beim Endverbraucher abgebucht.
2) Bankenfusionen – Prozessablauf innerhalb eines Energieversorgungsunternehmens
Der Prozess startet mit einer Mitteilung der Bank an den Energieversorger über die Anpassung der IBANs. Es geht eine Textdatei bei dem Energieversorger ein, die eine Kopfzeile und weiteren Zeilen, die je eine IBAN-Änderung darstellen, enthält. Neben der IBAN alt (A in Bild 2), dem Geschäftspartner (B in Bild 2) ist auch die neue IBAN (C in Bild 2) aufgeführt. Mehr Informationen werden von dem zuständigen Fachbereich nicht benötigt, um Änderungen im System vorzunehmen und die neue IBAN zu pflegen. Innerhalb des Prozesses werden lediglich die Stammdatenobjekte „Geschäftspartner“ und „Vertragskonto“ angepasst.
Zunächst wird das Textdokument in eine Excel-Liste überführt, um notwendige Anpassungen vorzunehmen (Aufteilung des Textes auf Spalten). Ferner können Daten wie die Geschäftspartnernummer leichter kopiert und an anderer Stelle einfügt werden.
Bild 2 - Überführung von Textdatei zu Excel-Liste
Im nächsten Schritt wird das SAP Logon geöffnet und es erfolgt die Anmeldung im entsprechenden System.
Bild 3 - Anmeldung im SAP-System
Über das SAP Easy Access wird die Transaktion „BP“ (Geschäftspartner ändern) und der erste zu ändernde Geschäftspartner aufgerufen.
Bild 4 - Geschäftspartner aufrufen
Innerhalb des SAP ERP Systems werden eine oder mehrere IBANs dem übergreifenden Stammdatenobjekt des „Geschäftspartners“ zugeordnet. IBANs finden sich in den Daten zum Zahlungsverkehr. Einem Geschäftspartner können eine oder mehrere IBANS zugeordnet werden. Dabei erhält jede IBAN eine ID. Diese ID kann unter anderem in einem Vertragskonto dazu genutzt werden, die Eingangs- und Ausgangszahlwege mit den, beim Geschäftspartner hinterlegten, IBANS zu verknüpfen. Zunächst wird auf den Reiter „Zahlungsverkehr“ navigiert, um dort die neue IBAN anzulegen und die Änderung zu speichern.
Bild 5 - neue IBAN anlegen
Die alte IBAN kann noch nicht unmittelbar gelöscht werden, da unter Umständen Vertragskonten auf die verwendete ID referenzieren und die SAP-Logik dann eine Löschung nicht gestattet. Daher muss, nachdem die neue IBAN angelegt wurde, zunächst im System identifiziert werden, in welchen Vertragskonen des Geschäftspartners die ID der ablaufenden IBAN enthalten sind. Dazu wird die Transaktion „CAA2“ (Vertragskonto ändern) aufgerufen. Über die F4-Hilfe im Feld „Vertragskonto“ können erweiterte Suchkriterien ausgewählt werden. Dort wird neben dem aktuellen Geschäftspartner die alte IBAN eingetragen und die Suche ausgeführt.
Bild 6 - Vertragskonten suchen
Die Änderungen der Vertragskontodaten müssen für jedes gefundene Vertragskonto vorgenommen werden. Im Vertragskonto wird der Reiter „Zahlungen/Steuern“ ausgewählt und bei den Eingangs- und Ausgangszahlungen die Bankverbindungs-ID der auslaufenden IBAN ausgetauscht sowie gespeichert.
Bild 7 - Vertragskonten ändern
Im nächsten Schritt wird wieder, über die Transaktion „BP“, zu dem Geschäftspartner navigiert und die alte IBAN gelöscht.
Die Prozessschritte müssen für jede Zeile der Textdatei bzw. der Excel-Liste wiederholt werden.
Video 1 - Botausführung
3) Technische Umsetzung der Automatisierung mittels SAP Intelligent RPA 2.0
SAP Intelligent RPA ermöglicht die modulare Entwicklung von Prozessen. Hierbei wird der Gesamtprozess in seine Teilprozesse aufgeteilt. Die Teilprozesse können so unabhängig voneinander entwickelt und getestet werden.
Der Gesamtprozess des Bankenfusions-Bots wurde in zwei Teilprozesse untergliedert. Der Überführung der Textdatei in ein Exceldokument (01_Txt_To_Excel) und das Ändern der Bankdaten im SAP-System (02_Umsetzung_Bankefusion).
Bild 8 - Modularer Prozessaufbau
a) Textdatei in Exceldokument überführen
Um die Textdatei zu überführen, muss deren Inhalt geparsed werden. Hierfür wird die Anzahl der vorhandenen Zeilen der Textdatei identifiziert und für jede Zeile die entsprechenden Variablen über einen Custom Code extrahiert, um sie anschließend in die Zelle der entsprechenden Exceltabelle einzufügen.
Dieser Schritt wurde eingefügt, da RPA am besten mit sehr strukturierten Datensätzen, wie sie in Excel-Tabellen vorliegen, arbeitet. Darüber hinaus erfolgt eine Nachverfolgung der Bot-Tätigkeit.
Bild 9 - 01_Txt_To_Excel
b) Ändern der Bankdaten im SAP-System
Im ersten Schritt startet der Bot das SAP-System und logt sich ein. In der zuvor erstellten Excel-Tabelle mit den zu bearbeitenden Daten wird nun die Schleife des Änderns der Bankdaten für jede Zeile der Exceldatei gestartet und solange wiederholt, bis alle Einträge abgeändert wurden.
Zudem werden die zu bearbeitenden Daten aus der Excel-Datei für den jeweiligen Änderungsdurchlauf extrahiert. Diese bilden die Basis für die erfolgreiche Änderung der Bankdaten.
Bild 10 - 02_Umsetzung_Bankenfusion (1 von 6)
Sollte keine IBAN in der zu bearbeitenden Zeile mehr vorhanden sein, erkennt der Bot, dass er mit der Bearbeitung fertig ist, beendet die Schleife, meldet sich vom SAP-System ab und schließt die verwendeten Anwendungen (linker Strang in Bild 11).
Bild 11 - 02_Umsetzung_Bankenfusion (2 von 6)
Zur Bearbeitung des Eintrags wird der Geschäftspartner anhand seiner Geschäftspartner-nummer gesucht und die im System hinterlegten Informationen geöffnet (rechter Stang in Bild 11).
Im Reiter Zahlungsverkehr wird die vorhandene Tabelle zu den Bankverbindungen ausgelesen und untersucht. Dabei werden die Tabelleneinträge mit der alten IBAN der Inputdaten abgeglichen, die ID identifiziert und in der Excel-Tabelle abgespeichert.
Als nächstes wird die erste freie Zeile der Bankverbindungs-Tabelle identifiziert, um die neue Bankverbindung anzulegen. Mit einem Click auf den Button zum Anlegen einer neuen Bankverbindung öffnet sich der IBAN-Konverter und die Daten der neuen IBAN können hinterlegt werden. Die ID der neuen IBAN wird identifiziert und in der Excel-Tabelle abgespeichert.
Bild 12 - 02_Umsetzung_Bankenfusion (3 von 6)
Anschließend beginnt die Suche nach den zu pflegenden Vertragskonten. Hier werden die jeweils hinterlegten Vertragskonten der alten ID über das Aufrufen der Transaktion „CAA2“ identifiziert. Über die „F4-Hilfe“ öffnet sich das Suchfenster. Die Suche wird durch das Einfügen der Selektionskriterien „Geschäftspartner“ und der alten IBAN durchgeführt. Die daraus resultierende Anzeige enthält alle, den Suchkriterien entsprechenden, Vertragskonten und wird vom Bot ausgelesen.
Bild 13 - 02_Umsetzung_Bankenfusion (4 von 6)
Für jedes Vertragskonto wird über die „For Each“-Schleife die benötigten Änderungen durchgeführt. Die ID der alten IBAN kann im Vertragskonto in der Eingangs- und in der Ausgangsbankverbindung auftauchen. Durch die gewählten Suchkriterien ist sichergestellt, dass die ID in mindestens einem dieser Felder auftaucht. Um sicher zu gehen, dass nur dort eine Änderung auf die ID der neuen IBAN stattfindet, wo auch die alte IBAN obsolet wird, erfolgt eine Prüfung: Wenn im Feld Eingangs- beziehungsweise Ausgangsbankverbindung die hinterlegte ID gleich der ID der alten IBAN ist, erfolgt eine Änderung. Ist dies nicht der Fall wird die jeweilige Bankverbindung übersprungen. Die Änderungen werden abschließend gespeichert.
Bild 14 - 02_Umsetzung_Bankenfusion (5 von 6)
Über die Suche nach dem Geschäftspartner gelangt der Bot wieder zurück zum gleichen Geschäftspartner und öffnet diesen. Dort wird nun die alte IBAN aus der Tabelle der Bankverbindungen gelöscht.
Dies stellt auch das Ende der Schleife dar. Sofern eine weitere Bankverbindung geändert werden soll, beginnt der, in diesem Kapitel beschriebene, Vorgang von vorne.
Bild 15 - 02_Umsetzung_Bankenfusion (6 von 6)
Am Ende des Prozesses wir das Excel-Dokument gespeichert und geschlossen.
Video 2 - Prozessaufbau im Cloud Studio
4) Zusammenfassung und Fazit
Durch Bankenfusionen kommt es immer wieder zu Anpassungen der IBANs, die in den stammdatenführenden Systemen vieler Unternehmen nachgepflegt werden müssen. Derzeit geschieht diese Pflege häufig manuell. SAP Intelligent RPA bietet eine schnelle und sichere Möglichkeit diesen Prozess zu automatisieren und somit zum einen die Fachbereiche zu entlasten und zum anderen potenzielle Fehler zu vermeiden.
Der Vorteil gegenüber anderen Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung – wie beispielsweise der Nutzung eines eigenentwickelten SAP Reports zum Einlesen der Textdatei – liegt in der Geschwindigkeit, mit der ein Prozess produktiv genommen werden kann. Zudem sind bei der Umsetzung nur rudimentäre Kenntnisse von Programmiersprachen erforderlich. Dies erlaubt eine ressourcenschonende Massenbearbeitung von Bankdaten im System.
Besonders eignet sich der Prozess für Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Geschäftspartnern, wie es bei Energieversorgungsunternehmen der Fall ist, da diese häufiger und in größerem Ausmaß von Bankenfusionen betroffen sind.
Die Prozessausgestaltung ist auf die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen anpassbar. So lassen sich Informationen zum Prozessdurchlauf nahezu beliebig protokollieren. Zudem können mögliche, auf Eigenprogrammierung zurückführbare Sonderfälle in die Logik des Prozesses integriert werden.
5) Quellen
(1) https://www.gabler-banklexikon.de/definition/bankenfusion-81523
(2) https://bankenverband.de/statistik/banken-deutschland/
(3) https://www.vr.de/privatkunden/unsere-produkte/was-ist-ein-girokonto/sepa/iban-kontonummer.html#:~:t....
(4) https://wise.com/de/iban/austria
(5) https://www.volksbank-erft.de/content/dam/f0451-0/internet_neu_1/PDF-Dateien-intern/Informationsblat...
(6) https://www.vrbanknord.de/wir-fuer-sie/aktuelles-regionales/banksache/fragen-und-antworten-zur-fusio...
Information: Die zu dem Prozess gehörenden Screenshots stammen aus einem Dummy-System. Die genutzten Geschäftspartner referenzieren auf keine existierenden Personen. Die verwendeten IBANs wurden zufällig generiert und lassen sich nicht auf eine reale Bankenfusion zurückführen.
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