Abstract
Unternehmen sind unterschiedlich erfolgreich darin, Digitalisierungsprojekte effektiv vorzubereiten. Oft wird nur eine Teilmenge der in dieser Serie beschriebenen kritischen Erfolgsfaktoren berücksichtigt. Im letzten Blog “Zehn kritische Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte – Überblick” haben wir dargestellt, was Digitalisierung ausmacht, warum sich das Management mit Digitalisierung beschäftigt und welche Veränderungen hiermit verbunden sind.
Dieser Blog beleuchtet die besondere Rolle des Executive Sponsors für den Projekterfolg, konkrete Aufgabengebiete und die Steigerungsform des Executive Sponsorship, das Executive Ownership.
Schlüsselfaktor Executive Sponsorship
Die erste Möglichkeit, ein Digitalisierungsprojekt zum Erfolg zu führen, hat das Executive Management. Durch die Vergabe eines klaren Auftrags mit konkreten Vorgaben und eines Verantwortlichen für den Auswahl- und Einführungsprozess, den Executive Sponsor, wird der Rahmen gesetzt.
Laut der Studie “The 2018 Pulse of Profession” des Project Management Instititute (PMI) ist ein engagierter Executive Sponsor der Schlüsselfaktor zum Erreichen der Projektziele. Gleichzeitig hätten aber nur 38% der Projekte einen verantwortlichen Executive installiert.
Dass diese Steuerung oft fehlt, erklärt auch warum 31% der Projekte die Projektziele nicht erreichen, 43% das Budget überschreiten und 48% aus dem Zeitplan laufen.
Das PMI erläutert in der Studie weiter, dass es eine direkte Verbindung gibt zwischen den Projektmanagementkompetenzen und der finanziellen Performance eines Unternehmens: Jene Gesellschaften mit den geringsten Projektleitungsfertigkeiten verschwenden 21 mal soviel Budget wie die effektivsten unter ihnen. Das sind gute Gründe in jedem wichtigen Projekt einen Executive Sponsor zu ernennen.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Aber endet die Rolle des Executive Managements mit dem oft in Szene gesetzten Sponsorship? Keinesfalls. Der Executive Sponsor ist neben dem initialen Anschub direkt und dauerhaft für den Erfolg des Projekts verantwortlich. Daher nimmt er regelmäßig an den relevanten Steuerungsgremien teil und trifft richtungsweisende Entscheidungen.
Für die Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern ist das Projektmarketing entscheidend, also die laufende Kommunikation über die Projektinhalte, Meilensteine und zu erwartenden Veränderungen für das Unternehmen. Am besten kommt die laufende Kommunikation zum Projektmarketing aus dem Office des Executive Sponsors.
Darüberhinaus gibt es eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die dabei helfen, die Effektivität dieser Rolle mit Hinblick auf den Projekterfolg weiter zu steigern . Das sind insbesondere diese Aufgabengebiete:
- Ausrichtung des Projekts an der Unternehmensstrategie
- Persönliches Ownership des Business Cases
- Monitoring und Steuerung der Projektrisiken
- Fokus auf Realisierung der Wertbeiträge des Projekts
- Berücksichtigung der Unternehmenskultur und Werte
Executive Ownership
So ausgestaltet steigt für den Executive der persönliche Einsatz, aber eben auch der Projekterfolg. In den großen Strategieberatungen spricht man in diesem Kontext dann nicht mehr vom Executive Sponsorship sondern vielmehr vom Executive Ownership.
Executive Ownership vs Executive Sponsorship: das Commitment macht den Unterschied
Nach meiner persönlichen Erfahrung sind die besten Projekte jene, bei denen der Executive zu wichtigen Meilensteinmeetings selbst am Tisch sitzt – nicht nur beim Lenkungsausschuss. Das Ergebnis ist ungeschminkte Transparenz über den Projektfortschritt, sehr kurze Entscheidungswege und permanent “Druck auf dem Kessel”.
Gerade Letzteres sorgt für eine hohe Dynamik. Alle Projektmitglieder werden mitgerissen; die Motivation im Projektteam ist durch das persönliche Commitment des Executive hoch.
Ausblick und Zusammenfassung
Beim Aufsetzen Ihres Digitalisierungsprojekts gehört neben der Frage nach Projektzielen, Budget und Timeline ergo immer auch die Besetzung des Executive Sponsor auf die Agenda. Mit Blick auf o. a. Studie des PMI hat man hierfür einige gute Argumente in der Hand, um den designierten Executive Sponsor für seine Rolle im Projekt zu begeistern.
Der nächste Blog in dieser Serie widmet sich dem Thema konkreter Zielsetzungen. Dass ZIele notwendig und smart definiert sein müssen ist ein Allgemeinplatz. Aber bei Projektzielen gibt es noch einiges mehr zu beachten...
In den kommenden Wochen folgen dann Blogs zu diesen weiteren kritischen Erfolgsfaktoren:
- Realistischer Zeitplan
- Projektmarketing
- Change Management
- Strategischer Partner
- Externer Projektmanager
- Best Practices wo möglich
- Termine und Ressourcen
- Kompetenz des Projektteams
Nutzen Sie die Gelegenheit, das Maximum aus Ihrem Digitalisierungsprojekt herauszuholen.
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