Durch die Einführung neuer digitaler Werkzeuge und Technologien, nicht nur im SAP-Ökosystem, können Unternehmen ihr Potenzial maximieren, ihre Prozesse effektiver gestalten und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Da immer mehr Menschen digitale Werkzeuge nutzen, ist es auch immer wichtiger, dass diese produktiv, effektiv und effizient genutzt werden. Manche meinen, dass auch Spaß eine Rolle spielen sollte. So weit, so gut.
Das Problem: Oft werden die Chancen der Digitalisierung dann eben doch nicht immer optimal genutzt bzw. ausgeschöpft, was dann die Zufriedenheit und Akzeptanz belastet. Ansätze zur Verbesserung der Nutzung und Akzeptanz werden im Englischen „Digital Adoption“ genannt. Das geht weit über die bloße Einführung einer Software in einem neuen Unternehmen hinaus.
Da es sehr viele Perspektiven auf die digitale Adoption gibt, wollen wir im SAP-Ökosystem zu einer Blogparade Fachleute, Unternehmen und Enthusiast:innen einladen, ihre Einsichten und Erkenntnisse zu teilen. Die Bedingungen zur Teilnahme finden Sie hier im separaten Blog. Lassen Sie uns die Welt der Digital Adoption erforschen und dazu austauschen.
Im Folgenden meine fachliche Sicht auf das Thema Digital Adoption mit einer allgemeinen Herleitung.
Digital Adoption ist wichtig, weil sie die Effizienz und Produktivität von Unternehmen verbessert, indem sie die volle Nutzung digitaler Werkzeuge und Technologien ermöglicht. Sie fördert die Innovation, indem sie neue Möglichkeiten für Geschäftsmodelle und Zusammenarbeit eröffnet. Darüber hinaus ist sie entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit, da Unternehmen, die digitale Technologien effektiv einsetzen und besser auf Marktveränderungen zu reagieren. Die Geschäftswelt ist zunehmend schnelllebiger, komplexer, unsicherer, was zudem eine effektive Nutzung von Software erfordert. Einen Zoo aus Software-Tools, die nicht wirklich effektiv genutzt werden, wird zunehmend zum Problem für die Effektivität in Firmen.
Im SAP-Ökosystem ist Digital Adoption besonders wichtig, da die Prozesse und Systeme, die diese unterstützen komplex und leistungsstark sind. Ein effektiver Einsatz von SAP-Technologien kann zu erheblichen Kosteneinsparungen, verbesserten Geschäftsprozessen und besserer Entscheidungsfindung durch datengesteuerte Erkenntnisse führen. Darüber hinaus kann die Fähigkeit, SAP-Systeme effektiv zu nutzen, dazu beitragen, die Vorteile neuer SAP-Innovationen schneller zu realisieren.
Dabei ist zu vergegenwärtigen, dass es ganz unterschiedliche Perspektiven und Erwartungen auf das Thema Adoption gibt.
Ich tue mich schon immer schwer mit diesem denglischen Begriff, finde jedoch auch kein einzelnes deutsches Wort zur Erklärung.
Umschrieben bedeutet Digital Adoption, dass eine Software oder Technologie zu einem gewissen Grad genutzt wird. Die damit verbundenen Ziele hängen stark von der jeweiligen Perspektive ab. Fangen wir zuerst mit bekannten Modellen und Konzepten an.
Everett Rogers' "Diffusionsmodell der Innovation" beschrieb bereits 1962, wie neue Ideen und Technologien in einer Gesellschaft oder Organisation übernommen werden. Laut Rogers besteht der Prozess aus fünf Stufen: Wissen, Überzeugung, Entscheidung, Implementierung und Bestätigung.
Zudem teilt das Modell Menschen in fünf Kategorien ein: Innovator:innen, frühe Adopter, frühe Mehrheit, späte Mehrheit und Nachzügler:innen.
Für die digitale Adoption bedeutet dies, dass neue digitale Tools und Technologien nicht gleichzeitig und im gleichen Maße von allen in einer Organisation übernommen werden, sondern sich in unterschiedlicher Geschwindigkeit und Bereitschaft durchsetzen. Zur Umsetzung basierend auf Rogers' Modell kann man Folgendes ableiten:
In Bezug auf Forschungsergebnisse zeigt Rogers' Arbeit, dass in der Regel nur 2,5 % der Bevölkerung als Innovator:innen gelten, während 13,5 % frühe Adopter, 34% frühe Mehrheit, 34 % späte Mehrheit und 16 % Nachzügler:innen sind. Diese Normalverteilung hilft bei einer realistischen Einschätzung der Durchdringung und Akzeptanz von Technologien.
Ich bin sehr gegen Schubladendenken, trotzdem kann dieses Modell helfen, den Wandel besser zu gestalten. Ziel von Change Management sollte sein, die Kurve nach links zu schieben und weniger späte Mehrheit und Nachzügler zu haben.
Das "Crossing the Chasm"-Modell von Geoffrey Moore beschreibt die Herausforderung, mit innovativen Technologien von frühen Adoptern zu einer breiten Mehrheit an Nutzer:innen zu gelangen. Auf den Digital-Adoption-Prozess angewandt bedeutet das Folgendes:
Der Ansatz der disruptiven Innovation von Clayton M. Christensen beinhaltet, dass neue, oft einfacherere und günstigere Technologien etablierte Prozesse ablösen. Sie ist für die digitale Adoption relevant, weil sie Unternehmen dazu zwingt, neue Wege zu akzeptieren und zu lernen. Was bedeutet das für die digital Adoption? Meiner Meinung nach sollte man:
„Crossing the Chasm“ sowie der Ansatz der disruptiven Innovationen sind Modelle aus dem Marketing und nicht empirisch belegt. Für mich bestätigen beide jedoch Ansätze und Denkweisen, die ich aus der Organisationsentwicklung oder Personalentwicklung schätze.
Das "Technologieakzeptanzmodell" (TAM) von Viswanath Venkatesh und Fred D. Davis ist ein Informationssystem-Theoriemodell, das entwickelt wurde, um zu erklären, wie Benutzer:innen Technologien annehmen und verwenden. Es konzentriert sich auf zwei Faktoren, wie jemand eine neue Technologie akzeptiert:
Die Akzeptanz ist zuerst einmal eine Einstellung und damit die Absicht einer Person, ein zur Frage stehendes System künftig zu nutzen. Das aus allem resultierende Akzeptanzverhalten ist das beobachtbare Verhalten, ausgedrückt durch die tatsächliche Nutzung des Systems.
Dabei wurden auch weitere beeinflussende Variablen ausdifferenziert in die Gruppen sozialer Einfluss (Subjektive Norm, Image und Freiwilligkeit ) und kognitive Prozesse (Sozialer Einfluss, kognitiv-instrumentelle Prozessvariablen) – weitere Informationen hier im Artikel auf Wikipedia.
Die digitale Adoption kann durch das TAM-Modell unterstützt werden, indem Unternehmen die wahrgenommene Nützlichkeit und Benutzerfreundlichkeit ihrer digitalen Tools maximieren:
Das Modell ist relativ einfach und damit als Checkliste hilfreich. Auch wurde es fortlaufend wissenschaftlich weiterentwickelt, geprüft und kritisiert. Bei SAP im Learning & Trainingsbereich haben wir es in folgender Bachelorarbeit beispielsweise benutzt: Akzeptanz und Motivation bei Social Learning.
Das ADKAR-Modell von Prosci ist ein Framework für Change-Management, welches in vielen IT-Projekten genutzt wird. Fünf Schritte beschreiben, wie Individuen Veränderungen erfolgreich durchlaufen können:
Dieses Modell dient vor allem dazu, die menschlichen Faktoren zu adressieren, die den Prozess der Veränderung beeinflussen. Es hilft dabei, dass Veränderungsinitiativen effektiver durchgeführt werden können. Auch ist es immer hilfreich zu zeigen, daß Awareness nicht gleich Knowledge oder Ability ist und auch die Verstetigung und durch Verstärkung und kontinuierliche Weiterentwicklung wichtig ist.
Das Kübler-Ross-Modell beschreibt fünf emotionale Phasen, die Menschen bei Veränderung durchlaufen: Schock, Leugnung, Trauer, Abschied, Akzeptanz, Ausprobieren und sich einschwingen. Im Kontext der digitalen Adoption können Betroffene diese Phasen durchlaufen. Auch wenn dieses Modell aus dem Kontext der Trauerarbeit kommt, kann diese emotionale Sicht helfen, Reaktionen zu verstehen und geeignete Unterstützung während der Einführung von IT zu entwickeln. Dabei ist u. a. wichtig zu reflektieren, dass Menschen diese Phasen unterschiedlich schnell durchlaufen. Auch sollte man mit Kommunikation und Einbindung auf diese Phasen eingehen.
Anbei eine eigene Darstellung der affektiven Reaktionen als Pyramide.
Liebe ist vielleicht etwas übertrieben, jedoch fand ich diese verschiedenen Levels stimming. Obwohl sowohl Adoption als auch Adaption Veränderung und Lernen beinhalten, konzentrieren sie sich auf unterschiedliche Aspekte der Interaktion zwischen Benutzern und Software. Die Adoption geht darum, das Tool zu lernen, während die Anpassung / Adaption darum geht, sich selbst zu ändern, um zum Tool zu passen. Auch in SAP-Projekten müssen wir beides berücksichtigen. Um die wirklichen Vorteile zu erzielen, müssen wir Arbeitsprozesse, Aufgaben, Verantwortlichkeiten transformieren und anpassen, und dies beeinflusst Verhaltensweisen und Denkweisen. Nur auf digitale Adoption zu schauen, ist daher zu sehr auf IT und Technologie konzentriert und nicht auf die Transformation. Eine detailliertere Betrachtung gibt es im Blog "Beyond Adoption - the Importance of Adaption in digital Transformation".
Zu guter Letzt möchte ich noch das SAP-Activate-Modell vorstellen. SAP Activate ist ein Framework von SAP zur Implementierung von SAP S/4HANA und anderen SAP-Lösungen. SAP Activate ist der Nachfolger von Accelerated SAP (ASAP) zur Einführung von SAP-Lösungen. Der Ansatz unterscheidet sechs Komponenten: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run.
Was vielen vielleicht gar nicht bekannt ist, sind die vielen Tools, Informationen und Templates, die durch SAP Activate frei zugänglich sind. Vieles ist über den Roadmap-Viewer zugänglich. Diesen kann man nutzen, um die Arbeitspakete kennenzulernen und auch weitere Folien, Tools und Templates herunterzuladen. Je nachdem, ob ein Cloud-, On-Premise- oder Upgrade Projekt im Fokus steht, kann man die passende Methodik auswählen. Da SAP-Software wie z. B. durch den Charakter der Wertschöpfungsprozesse viel vorgibt, ist auch die Einführung relativ standardisierbar. Das ist ein großer Unterschied zu anderen Change-Projekten wie einem Merger, Kulturwandel oder einer Reorganisation. Neben Projektmanagement, Architektur oder Testen gibt es dabei auch den Workstream „Solution Adoption“ als Teil des SAP-Activate-Vorgehens. Hier sind schon viele Arbeitspakete und Aufgaben vorgedacht und gerade im SAP-Kontext ist es ein absolutes Muss, dies zu nutzen. Die folgende Grafik zeigt die Arbeitspakete entlang des Prozesses. Detaillierte Informationen findet man in der SAP Activate Community oder im Blog Change Management entlang SAP Activate.
Digital Adoption durch User Interface Design
User-Research-Methoden helfen dabei, die Bedürfnisse der Benutzer zu verstehen und benutzerzentrierte Lösungen zu entwickeln. Design Thinking wird angewendet, um Ideen interdisziplinär zu erstellen und schnell Prototypen erstellen. Die Einbeziehung der Benutzer in den Designprozess führt zu einer höheren Akzeptanz und Nutzung der SAP-Software. So ermöglicht Co-Innovation den Benutzern, aktiv an der Gestaltung der Software mitzuwirken. Ohne weiter in Details zu gehen zeigen diese Beispiele, dass digital Adoption bereits beim Design und der Entwicklung von Software und digitalen Services zentral ist.
Bei Cloud Hardware und Software-Anbietern ist die digitale Adoption besonders wichtig. Denn im cloudtypischen Abo-Bezahlmodell, das teilweise sogar nutzungsbasiert ist, wird der Abo-Vertrag schnell gekündigt, wenn Firmen die Technologie nicht nutzen oder den Nutzen nicht sehen. Und natürlich möchte man zufriedene Kund:innen. Daher beschäftigen sich alle Cloud-Firmen mit dem Thema. Anbei folgende Beispiele:
Mit SAP Activate hat SAP ein etabliertes Vorgehensmodell, das bereits einen Stream „Solution Adoption“ beinhaltet. Schaut man auf die verschiedenen Disziplinen und Themenbereiche, können drei Bereiche unterschieden werden, die SAP-Kund:innen bei der Digital Adoption helfen.
Wie das konkret aussehen kann, schildere ich im Folgenden.
OCM unterstützt den Übergang zu neuen Technologien und Prozessen, indem besonders menschliche Elemente fokussiert werden. Dazu gehören u.a. Change-Management-Strategien und -Pläne, Kommunikations- und Engagement-Modelle und Schulungen. Der Vorteil ist, dass OCM dazu beiträgt, Widerstände gegen Veränderungen zu mindern und die Akzeptanz neuer Technologien zu erhöhen. Weitere Informationen zum Vorgehen sind im Blog „Was sind die zentralen Bereiche im SAP Organizational Change Management“ zu finden. Die SAP Sichtweisen auf User-Adoption incl. den Problemen einer niedrigen User-Adoption speziell in Cloud Projekten erläutert auch dieses Kapitel des online-Kurses zu "Organizational Change Management in Cloud Projekten".
SAP nutzt dabei ein eigenes Framework, das entlang SAP Activate strukturiert ist. Dabei gibt es zudem weitere Services wie Deep Transformation Insights. In der Community zu Change Management und SAP Training diskutieren wir zudem regelmäßig Erfolgsfaktoren. Hier eine Auflistung aus den letzten Sessions von Good-Practices ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
Neben dem Sollen (Strategie), Dürfen (Empowerment), Motivation (Werte und Regeln) ist das Können, sprich die Kompetenz zur Nutzung von Software, sehr wichtig. Im Sinne einer modernen Didaktik gilt es, alle am Wandel Betroffenen geeignete Lernressourcen und Lern-Räume zur Verfügung zu stellen.
Formelle Angebote wie E-Learning von Simulationen, Demos, der gut durchsuchbare Zugang zu Dokumentation oder Schulungen im Klassenraum sind schon stark verbreitet. Daneben ist das kollaborative Lernen hilfreich. Gerade in der Software-Nutzung sind Nutzer Communities oder regelmässige Veranstaltungen zu Neuigkeiten, incl. der Möglichkeit Fragen zu stellen hilfreich.
Wenn es um die ganz konkrete Software Nutzung geht, lässt sich Lernen im Arbeitsprozess bei der eigentlichen Nutzung über digitale Assistenten und Chatbots abbilden.
Gerade bei Cloud Software ist zu berücksichtigen, dass man Updates und kontinuierliches Lernen von Beginn an mit eingeplant – sei es durch Push Nachrichten im System oder gut durchsuchbare Wissensdatenbanken und Key-User Netzwerke.
Wie sieht das ganz konkret im SAP-Kontext aus?
Für Expert:innen, wie für das SAP-Projekt-Team, wird gewöhnlich SAP Training in verschiedenen Methoden genutzt. Die Schulungen können trainergeführt online oder in einem Klassenzimmer stattfinden. Alternativ ist auch ein selbstgesteuertes digitales Training mit dem SAP Learning Hub möglich, das E-Learning, Communities und Schulungssysteme beinhaltet.
Mit der SAP-Zertifizierung können Fachleute, wie SAP Berater:innen, ihre Kenntnisse und Fähigkeiten in bestimmten SAP-Technologien und -Lösungen nachweisen. Dies hilft nochmals bei der Qualitätskontrolle.
Für die Befähigung der Nutzer:innen wird oft SAP Enable Now eingesetzt. SAP Enable Now kann Lern- und Wissensinhalte erstellen, verwalten und bereitstellen. Dabei sind unterschiedliche Ansätze möglich – sinnvoll ist meistens ein Mix daraus. Ob E-Learning, wie Web Based Trainings oder Tutorials, Support mit der In-App-Hilfe durch den SAP Companion, Dokumentation und Support Materialien oder komplette Wissensdatenbanken. Gerade der SAP Companion hilft beim Lernen im Arbeitsprozess. Viele Lern- und Wissensinhalte kommen schon mit der Software. Mit SAP Enable Now kann man diese auf den Firmenkontext anpassen und erweitern. Für diese Software gibt es zudem die sprachlich passende Kategorie: man nennt sie Digital Adoption Plattform (DAP).
Ob durch SAP oder Partner: Besonders bei einer Software Einführung ist eine Unterstützung durch erfahrene Berater:innen hilfreich für die Adoption. Das kann auf Hilfe zur Selbsthilfe abzielen, oder auch einfach die Delegation von Aufgaben und Arbeitspaketen an erfahrene Experten.
Um die Einführung und Adoption von SAP Cloud-Produkten optimal zu gestalten bietet SAP ihren Kunden SAP Preferred Success: Dies ist ein neuerer Premium-Support-Service, der Kund:innen eine:n zugewiesene:n Success Manager:in, regelmäßige Checks und proaktive Hilfen bei neuen Releases bietet. Der Vorteil ist, dass dieser Service dazu beiträgt, den Erfolg der SAP-Einführung zu optimiereren und im Betrieb die regelmäßigen Updates zu beschleunigen und eben die Adoption zu verbessern.
Das war nun das große Bild. Wir sehen dabei einige bekannte Konzepte und Möglichkeiten, jedoch auch einige neuere, wie beim Thema Lernen im Arbeitsfluss mit digitalen Assistenten. Die Welle der generativen künstlichen Intelligenz wird auch sicher im Bereich Adoption unterstützen und wir werden mehr intelligente personalisierte Nutzerschnittstellen sehen in der Zukunft. Ob Chatbot, Empfehlungen, Sprachsteuerung ist hier einiges denkbar.
Beim Lesen der obigen Ansätze wird jedoch klar: Die Nutzer müssen in den Mittelpunkt gestellt werden, Veränderungsmanagement, technischer Support und Change Management ist essentiell – egal wie es technisch unterstützt wird.
Der Vorteil der SAP ist dabei der integrierte Ansatz, die native Einbindung und bei Applikationen wie SAP Enable Now oder das Know How bei den Services.
Und nun interessiert mich die Perspektive anderer Experten auf die digitale Adoption. Machen Sie mit bei der Blogparade in der SAP Training und Change Community Gruppe. Ziel der Blogparade ist , andere Perspektiven auf Digital Adoption zu reflektieren, konkrete Erfahrungen zu teilen und auf die verschiedenen Unterbereiche einzugehen.
Wie funktioniert’s? Melden Sie sich an in der SAP Community und teilen Sie Ihre Perspektiven bis Ende Dezember 2023 in einem Blog-Post. Nähere Infos finden sich hier oder per Nachricht an meine Kollegin Jenny oder mich. Alle Teilnehmenden erhalten als Dankeschön ein exklusives “RIDE THE CHANGE”-Shirt. Und vergessen Sie nicht den Blog-Post auf Social Media zu teilen, um möglichst viele Kudos zu erhalten. Die drei Beiträge mit den meisten Kudos gewinnen einen SAP Community Hoodie. SAP Enable Now, cloud edition SAP Enable Now SAP Activate #ocm Support Services #change Training User Experience
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