Nathalie Haußmann, Streamlead global Change Management SAP S/4HANA Transformation bei MAHLE International GmbH teilte in dieser Kaffee-Ecke ihre Erfahrungen mit Change Impact Analysen und dem lokalen Stakeholder Management.
MAHLE International GmbH ist mitten in einer mehrjährigen globalen SAP S/4HANA Transformation. Anbei eine Pressemitteilung von Mahle aus dem Jahr 2020: MAHLE and SAP: strong partners for digitalization.
Wir haben uns sehr gefreut, dass Nathalie ihre Erfahrungen mit diesem großen Change Programm in unserer Community Session teilte und wir ihre Learnings diskutieren konnten.
SAP S/4HANA & Change Management bei MAHLE mit MORE (MAHLE Optimized Real-Time Enterprise)
Auf dem Weg zur globalen Standardisierung und Harmonisierung von Geschäftsprozessen und weg von einer historisch gewachsenen, fragmentierten ERP-Landschaft führt MAHLE SAP S/4HANA ein, um dadurch Echtzeit-Transparenz über Märkte, Kunden, Bestellungen und Ressourcen zu gewinnen. Das Projekt MORE, das bei Mahle auch als „biggest strategic project ever“ gilt, startete 2019 und beschäftigt gut 500-600 Personen. Ausgerollt wird pro Lokation. Dabei steht in den meisten Fällen ein Mindset-Change am Anfang des Weges, weg von Insellösungen hin zu einem global operierenden Unternehmen mit standardisierten Prozessen. Change ManagerInnen gibt es 4 im globalen Team, die sich u.a. um das Stakeholder-Management und die globale Kommunikation kümmern. In den Regionen ist das Change Management-Team nochmals mit 8 Personen vertreten (mit unterschiedlichen Kapazitäten). Unterschieden wird dabei in planbare Aufgaben im globalen Programm, sowie „beyond tasks“ die abhänging vom jeweiligen Deployment sind. Folgende Folien zeigen den Set-Up im Change Management allgemein.
Folgende Folie zeigt den Change Approach für die verschiedenen Deployments.
Change Readiness, Management der lokalen Stakeholder und Tool-Herausforderungen
Bei der Analyse und dem Management von Stakeholdern versuchte Nathalie und ihr Team einige Herangehensweisen: vom Einsatz ausgeklügelter Change Management Tool-Kombinationen mit Link zur Change Impact Analyse, was dann in langen Excel Listen endete bis hin zu eher qualitativem Arbeiten mit Personas und Interviews.
Parallel gibt es mehrere Sentiment Checks während der Deployments, welche dem Team Aufschluss geben über die generelle Change-Readiness. Daraus werden dann jeweils Verbesserungsvorschläge abgeleitet.
Das Change Management hat sich über die Zeit entwickelt. Es werden immer wieder Gespräche zwischen dem globalen Team und den regionalen Change Managern geführt, um deren Erkenntnisse zu vernetzen.
Das folgende Schaubild zeigt gut die Herausforderung mit den vielen Tools die es gibt.
Nach den ersten Rollouts & Deployments entschied sich Nathalie & Team dann für einen eher Mixed Ansatz – also zwischen sophisticated & qualitativ.
Sie arbeiten mit mehreren Erhebungen wie „Sentiment Checks“, „Change Maturity Assessment“ und „Deployment Readiness Assessments“ (Fokus Training). Das Stakeholdermanagement beinhaltet einen integrativen Ansatz aus Change-Impact-Analyse nach den sogenannten Fit-to-Standard Workshops im Werk in Kombination mit Personas; daraus leiten sie gemeinsam mit dem regionalen Projekt-Management-Team geeignete Maßnahmen ab.
Lessons Learned im Change Management
Die drei wichtigsten Lernerfahrungen beim Change Management im MAHLE SAP S/4 Programm
- Change Management ist ein iterativer Prozess: der Lern- und Change Prozess muss in jeder Lokation wieder neu stattfinden, denn die jeweilige Stakeholder müssen alle ihre Erfahrungen machen und dabei lernen. Das Gleiche gilt auch für den Einsatz von verschiedenen Change-Management-Tools.
- One Size does not fit all: Ein Plan und Lessons Learned sind natürlich wichtig, jedoch auch das empathische Eingehen auf die Begebenheiten und Befindlichkeiten vor Ort.
- Raus aus dem Elfenbeinturm: die Realität von Kultur bis Ausstattung ist in Werken in anderen Ländern oft anders. Auch ist ein absolutes Zeichen der Wertschätzung wenn man vor Ort mit den „Betroffenen“ redet. Dabei hat es zum Beispiel auch geholfen, Runden von Werksleitern zu moderieren – denn sie hören sich gegenseitig lieber zu, als Menschen aus der Zentrale.
Fragen und Diskussion
Gibt es pro Werk einen Change Agent?
- Pro Lokation wird die Rolle Change Management nominiert.
Wie ist die Unterstützung der Change ManagerInnen von oben? Werden sie freigestellt für die Aufgabe?
- Alle Mitarbeitenden des Projektes sind zu 100% abgestellt. Die globalen Change ManagerInnen arbeiten zu 100% in ihrer Change-Management-Rolle. In Europa gibt es drei Change ManagerInnen, die ebenfalls zu 100% in dieser Rolle eingesetzt sind. In den anderen Regionen ist die Rolle Add-on zu anderen Projektrollen. In den Werken müssen sich die Change ManagerInnen zusätzlich zu ihrem eigentlichen Job um das Change Management kümmern (das betrifft die gesamten lokalen Projektrollen).
Wie sammelt und kommuniziert ihr Veränderungen?
- Erhebung: Fit-to-Standard Workshop Woche, um alle Prozesse zu dokumentieren. Change ManagerInnen sind oft dabei.
- Kommunikation: Change ManagerInnen stellen sicher, dass richtig kommuniziert wird und das «Warum» erklärt wird.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit den technischen Workstreams / Projektmanagement?
- Es gibt zwei Projektorganisationen: das Template-Team, das die Prozesse global definiert; Das Programm ist nicht nach SAP-Modul aufgeteilt, und auch nicht End-to-End, sondern Domain-spezifisch; pro Domain gibt es Business und IT-Personen; zusätzlich haben wir Supporting Workstreams wie Testing, Training und Change Management/Communications
- Und das Deployment-Team: pro Team gibt es ein Prozessspezialist pro Domain pro Business und IT, die arbeiten zusammen; Change ManagerInnen sind mit ihnen im Austausch sowie Training und andere Support-Funktionen.
Wie deployed ihr?
- 3 Hubs, die parallel laufen: Americas, Asia Pacific, Europa
- 13 Deploymentteams laufen parallel.
Provokative Frage von Nathalie: «Change Management ist ja nicht Go-Live-kritisch» - Was haltet ihr von dem Statement? Habt ihr das auch schon gehört?
- Das hängt sicher auch von der Kultur ab. In der Dikussion meinte eine Teilnehmerin, dass bei ihnen keine «technische) SAP Projekte ohne Change Management angeboten werden, das ist mandatory bei ihnen.
Nächste Treffen der SAP Training und Change Management Community
Die nächsten Termine findet Ihr hier auf der Eventseite der SAP Training und Change Kaffee-Ecke. Im Dezember planen wir eine SAP Change & Training Retrospektive für 2023 und freuen uns schon auf die Diskussion mit Euch.
Gerne möchten wir Euch auch einladen, bei der Blogparade zu digital Adoption in unserer neuen SAP Community Gruppe mitzumachen. Anbei der Auftaktblog: Warum digital Adoption für SAP Projekte so wichtig ist, sowie die verschiedenen Beiträge bis jetzt.
Wir freuen uns über die weitere Diskussion und Perspektiven hier in den Kommentaren.
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